Normas sobre Tecnologías de la Información y Comunicación - NORTIC

Normas sobre Tecnologías de la Información y Comunicación - NORTIC

Interoperabilidad Organizacional

En este capítulo se especifican las directrices que deben seguir los organismos gubernamentales para lograr una eficiente coordinación entre los diferentes organismos que desean interoperar, y los procesos que estos manejan. Definiendo los roles con los que deben cumplir los organismos y cómo deben estos gestionar los proyectos de interoperabilidad.

  • Gestión organizacional Abrir o Cerrar

    Lograr la interoperabilidad entre sistemas de información heterogéneos es un tema central en la mayoría los organismos gubernamentales. Toda esta información transmitida y manejada, posee una amplia variedad de tipos de datos, estándares, metadatos, protocolos de esquemas de autentificación y de otros componentes, lo cual hace la información única en cada requerimiento.

    1. Para lograr la interoperabilidad deben realizarse acuerdos, los cuales pueden ser intraorganizacionales o interorganizacionales, por lo que en esta normativa se han definido seis (6) tipos de acuerdos:
    • Acuerdos técnicos: En estos acuerdos se incluyen formatos, protocolos, sistema de seguridad, así como la descripción y definición de los estándares seleccionados.

    • Acuerdos semánticos: En estos acuerdos se incluyen los datos, metadatos e informaciones para una interpretación correcta de lo que se está intercambiando.

    • Acuerdos organizacionales: En estos acuerdos se incluyen las bases de las reglas de acceso y caducidad de información, servicios sobre las conexiones, autentificación, privacidad, seguridad de la información, entre otros.

    • Acuerdos legales: Para estos acuerdos se requiere el uso de una política claramente definida, basada y sustentada en la creación, determinación de especificaciones y reglas dentro de un marco legalmente viable y flexible que permita agilizar la implementación fluida de la interoperabilidad gubernamental.

              Es importante que en este acuerdo se determinen las mejores prácticas con bases                   preferiblemente legales para mantener la privacidad de la información que se comparte,           al igual de cual o cuales de los organismosparticipantes le compete dichas                               responsabilidades.

    • Acuerdos económicos: Estos acuerdos consisten en la forma de hacer sustentable la implementación de un sistema interoperable, en el cual se incluyen acuerdos de cooperación, formas de pago, servicios con costos, entre otros.

    • Acuerdos culturales: Estos son acuerdos intraorganizacionales, los cuales refieren a los mecanismos que se utilizarán para generar una cultura organizacional basada en el modelo de sistema de información interoperable. Estos acuerdos son un factor crítico para el éxito.

  • Roles para el área de administración de proyectos TIC Abrir o Cerrar
    1. La unidad de TIC debe asignar responsabilidades individuales al personal dentro de la unidad de TIC, las cuales serán partícipes en todos los proyectos que refieran a la interoperabilidad entre sistemas de información.
    2. La gestión del departamento de TIC debe tener estructurada la unidad de administración de proyectos de TIC o bien, el organismo debe disponer de una unidad para la gestión de proyectos con un personal capacitado para administrar proyectos de TIC.

    3. El área de administración de proyectos de TIC debe tener el personal adecuado para cumplir con las responsabilidades especificadas en la NORTIC A1, en el punto sobre la  Estructura organizacional, así como con los roles establecidos a continuación para la gestión de los proyectos de interoperabilidad:

      1. Líder de proyectos: Responsable de la toma de decisiones sobre la realización de los proyectos según sus prioridades, en base a necesidades, presupuesto e impacto dentro del organismo. Este rol posee la gran responsabilidad de lograr el correcto planteamiento de las soluciones a los distintos directivos de las áreas que afectan los proyectos definidos, así como también lograr la aceptación final de la máxima autoridad del organismo.
        1. Este rol debe ser asumido por una persona que tenga cierto grado de influencia en los departamentos principales del organismo, con destrezas y manejo gerencial con predominante capacidad administrativa y toma de decisiones.

      2. Manejador de proyectos: Es el responsable de la administración de los recursos tanto los financieros como los humanos que estén relacionados con los proyectos. Adicionalmente está a cargo de velar por la calidad, tiempos de entrega de las tareas y fases, así como también de la elaboración y entrega de toda la documentación de los proyectos en curso.

        1. Este rol debe ser asumido por una persona con un perfil de experiencia en manejo de proyectos y equipos de trabajo.

      3. Líder técnico: Responsable de la coordinación completa del equipo de trabajo técnico, este será el enlace entre el manejador de proyectos y el equipo de técnico que estará trabajando en el proyecto.

        1. Este rol debe ser asumido por una persona con un alto nivel técnico especialmente en el área de desarrollo de software y poseer conocimiento de metodologías de trabajo ágiles para este tipo de proyectos.

    4. El personal técnico que trabajará en el proyecto, sea este interno o externo al organismo, debe asumir el rol de equipo técnico.

    5. Todas aquellas personas necesarias para la elaboración del documento de alcance con los requerimientos solicitados, deben asumir el rol de la parte interesada.

  • Gestión de procesos intraorganizacionales Abrir o Cerrar
    1. Todo organismo debe realizar estrategias tecnológicas para mejorar el desempeño de las actividades que estos realizan, buscando así la mejor satisfacción de sus clientes finales, sean estos ciudadanos o empresas que trabajan en conjunto con el Estado Dominicano.

    2. Estas estrategias deben ir alineadas con los siguientes objetivos principales para facilitar la interoperabilidad en el organismo:

      • Alcanzar un nivel significativo de cultura y gobernanza de las TIC.

      • Establecer mecanismos y procedimientos para la gestión y propagación de la interoperabilidad que impacten a los altos funcionarios del organismo o al personal de toma de decisiones.

      • Mejorar y asegurar servicios y procesos gubernamentales claves.

      • Fomentar la interoperabilidad de procesos y trámites de los organismos.

      • Alcanzar un nivel 2 de madurez en la conectividad entre los organismos con los que interactúa con mayor frecuencia, como se muentra en la siguiente tabla:

      • Nivel

        Intercambio de Información

        0: Aislado
        No conectado

        Enlace Manual

        1: Conectado

        Conexiones electrónicas, aplicaciones y datos

        Aplicaciones y datos separados

        Intercambio homogéneo de información

        2: Distribuido

        Funciones comunes mínimas

        Aplicaciones y datos separados

        Intercambio heterogéneo de información entre aplicaciones

        Colaboración Básica de archivos entre usuarios

        3: Integrado

        Datos compartidos

        Aplicaciones separadas

        Bases de datos compartidas

        Colaboración sofisticada

        4: Universal

        Manipulación interactiva

        Datos compartidos y aplicaciones

        Información de dominios diferentes y colaboración compartida

        Colaboración avanzada

      • Mejorar el acceso y cultura tecnológica de los empleados.

    3. Para lograr una eficiente gestión de procesos para la interoperabilidad de forma intraorganizacional, deben seguirse los siguientes pasos:

      1. Confirmar la correcta constitución de los roles mencionados en el punto  sobre Roles para el área de administración de proyectos de TIC.

      2. Crear acuerdos culturales que comprometan al organismo al logro de la interoperabilidad.

      3. Seguir el proceso establecido en la NORTIC A1:2014, ver punto  sobre planificación de proyectos de TIC, tomando en cuenta los aspectos mencionados a continuación para proyectos de interoperabilidad:

        1. El líder de proyectos debe presentar el o los proyectos a las instancias adecuadas según la estructura y organización del organismo.

        2. Luego de aprobado, el líder de proyectos debe comenzar la comunicación con el manejador de proyectos designado para que este pueda obtener la información general para la creación del acta de constitución de proyecto y comenzar a formar el perfil de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto.

        3. El manejador de proyectos debe convocar al equipo técnico y seleccionar a uno o más miembros para realizar, junto con la parte interesada, el levantamiento de información utilizada en la elaboración del enunciado del alcance del proyecto.

          1. Enel punto sobre requisitos y características del entregable del documento, deben incluirse aspectos claves como son: Definición de datos de entrada y datos de salida, metadatos y tecnologías necesarias para lograr la integración requerida, entre otros que el organismo considere relevantes.

        4. Debe estructurarse un diagrama de planificación de proyectos TIC, el cual debe contener los siguientes componentes

            • Escala inicial, en donde se especifique el nombre del proyecto y el código del mismo. 

            • Escala intermedia, en la cual se muestren las principales partes o componentes del proyecto.

            • Escala inferior, en donde se establecen los paquetes de trabajo, en los cuales se especifiquen los recursos, el tiempo y las estimaciones de los costos, de cada uno de los componentes o partes del proyecto.

            • Estos paquetes de trabajo deben ser asignados a los diferentes miembros del equipo.

        5. Debe elaborarse una documentación de cierre del proyecto, la cual muestre que el proyecto se completó satisfactoriamente y cumplió con las expectativas de las partes interesadas.
  • Gestión de procesos interoganizacional Abrir o Cerrar
    1. Cada organismo que intervenga en un proceso de interoperabilidad interorganizacional debe cumplir la estructura organizativa expuesta en el punto sobre los  Roles para el área de administración de proyectos de TIC.

    2. Al momento de iniciar un proyecto sobre interoperabilidad, cada organismo debe definirlo en una de las dos (2) iniciativas especificadas a continuación:

      • Iniciativa individual: Es aquella que solo se genera en un solo organismo de forma única.

      • Iniciativa común: Es aquella que se genera entre varios organismos basadas en necesidades similares.

    3. Para la gestión de procesos de iniciativas individuales deben seguirse los siguientes pasos:

      1. El organismo propietario de la iniciativa, debe cumplir con las exigencias tecnológicas realizadas por el o los organismo de interés, siempre que estos cumplan con estándares interoperables.

      2. En caso de que el organismo de interés no cumpla con estándares interoperables, ambos organismos deberán iniciar un proceso de negociación para la definición de las responsabilidades y compromisos acordados.

        1. El resultado de dicha negociación debe incluirse en un acuerdo legal entre los organismos involucrados.
      3. Los organismos involucrados deben realizar en conjunto el proyecto.

      4. Los líderes de proyectos de las áreas de proyectos de TIC de los organismos involucrados, deben permanecer en constante contacto, a fin de garantizar el cumplimiento de los tiempos establecidos.

        1. Para cada reunión debe realizarse minutas.

      5. Los organismos involucrados deben establecer tiempos de respuesta para todas las solicitudes requeridas entre ellos, de manera que se pueda mantener en control del plan de proyecto.

      6. Los organismos involucrados deben establecer tiempos para el envío de reportes sobre el estatus del proyecto, por vía de correo electrónico o cualquier otro medio que los organismos consideren pertinentes.

    4. Para la gestión de procesos de iniciativas comunes, deben seguirse los siguientes pasos para el seguimiento correcto de los proyectos:

      1. Los líderes de proyectos de las unidades de administración de proyectos de los organismos involucrados deben establecer una reunión inicial para definir las necesidades de cada organismo.

        1. Debe realizarse una minuta para dicha reunión.

      2. Debe definirse y documentarse, en un acuerdo legal, las responsabilidades y compromisos que deba asumir cada organismo.

      3. Los organismos involucrados deben realizar en conjunto el proyecto.

      4. Los organismos involucrados deben establecer tiempos de respuesta para las solicitudes entre ellos para el control del proyecto.

      5. Los organismos involucrados deben establecer tiempos para el envío de reportes sobre el proyecto, por vía de correo electrónico o cualquier otro medio que los organismos consideren pertinentes.