1. Los organismos gubernamentales deben contar con procesos, documentaciones y controles que permitan la correcta ejecución de un proyecto de TIC, de maneraque el resultado final cumpla con la expectativa y el objetivo esperado. Por lo quedeben seguirse las directrices que se describen a continuación:

   1. Los proyectos TIC en su fase de inicial deben contar con el acta de constitución, donde se demuestre la existencia del proyecto a realizar.

      1. El acta de constitución debe tener como mínimo las siguientes
         informaciones:

         • Nombre del proyecto.

         • Código del proyecto.

         •  Partes involucradas en el proyecto.

         •  Director del proyecto y su nivel de autoridad dentro del proyecto.

         •   Descripción del proyecto.

         •  Requisitos del proyecto.

         •  Criterios de aceptación del proyecto.

         •  Riesgos del proyecto.

         •  Objetivo general y específico del proyecto.

         •  Resumen de hitos del proyecto.

         •  Presupuesto estimado para la realización del proyecto.

         •  Método de escalamiento de comunicación, el cual se define por los siguientes niveles:

           1. Nivel 1: Persona designada por el director del proyecto.
              Nivel 2: Persona encargada de la dirección del proyecto.
              Nivel 3: Director general del organismo.

      2. El acta de constitución debe estar aprobada y firmada por la persona encarda de la dirección del proyecto, por las partes interesadas y cualquier otra firma que se considere necesaria.

   2. Durante la planificación de los proyectos de TIC, debe elaborarse el enunciado del alcance del proyecto, donde se describe el trabajo a realizar, así como el producto o resultado final, acompañado la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Los documentos mencionados anteriormente se detallan a continuación:

      1. El enunciado del alcance del proyecto, debe presentar como mínimo los siguientes elementos:

         • Nombre del proyecto.

         •  Código del proyecto.

         •  Partes involucradas en el proyecto.

         •  Director del proyecto y su nivel de autoridad dentro del  proyecto.

         •  Objetivo del entregable.

         •  Requisitos y características del entregable.

         •  Criterios de aceptación del entregable.

         1. El enunciado del alcance del proyecto debe estar aprobado y firmado por la persona encarda de la dirección del proyecto, por las partes interesadas y cualquier otra firma que se considere necesaria.

         2. El EDT, debe estructurarse como se muestra en la figura no. 1, y contener los siguientes componentes:

            • Una escala inicial, en donde se especifique el nombre del proyecto y el código.

            •  Una escala intermedia, en la cual se muestren las principales partes o componentes del proyecto.

            •  Una escala inferior, en donde se establecen los paquetes de trabajo, en los cuales   se especifiquen los recursos, el tiempo y las estimaciones de los costos, de cada       uno de los componentes o partes del proyecto.

            •  Estos paquetes de trabajo deben ser asignados a los diferentes miembros del    equipo o unidades organizativas para la realización de las actividades.

            1. 

      2. El acta de constitución debe estar aprobada y firmada por la persona encarda de la dirección del proyecto, por las partes interesadas y cualquier otra firma que se considere necesaria.

   3. Todo cambio durante la ejecución del proyecto debe ser solicitado, aprobado y documentado, como se muestra en la figura no. 2, cumpliendo con los siguientes criterios:

      1. Elaboración de una solicitud del cambio por parte de la persona que hace el requerimiento, en la cual se especifique como mínimo las siguientes informaciones:

         1. Los datos del proyecto:

            • Nombre del proyecto.

            •  Código del proyecto.

            •  Número de solicitud del cambio.

            •  Nombre de la persona encargada de la dirección del proyecto.

            •  Fecha del cambio, especificada en DD/MM/AA.

         2. Datos del cambio:

            • Nombre de la persona que solicita el cambio.

            •  Lugar, fase o capa en donde se realizará el cambio.

            •  Descripción del cambio.

            •  Justificación del cambio.

            •  Impacto del cambio.

            •  Duración aproximada que tomará aplicar el cambio.

            •  Nombre y firma de la persona encarga de la aprobación del cambio.

            •  Resultado de la solicitud del cambio: aprobada, cancelada pendiente.

            •  Descripción del cambio.

            •  Justificación del cambio.

         3. 

      2. La documentación de la solicitud debe detallar como mínimo:

         1. Datos del proyecto:

            • Nombre del proyecto.

            •  Código del proyecto.

            •  Nombre de la persona encargada de la dirección del proyecto.

            •  Fecha de registro de la solicitud del cambio.

         2. Datos del cambio:

            • Número del cambio.

            • Nombre de la persona que solicitó el cambio.

            • Fecha de la solicitud del cambio.

            • Descripción del cambio.

            • Estado del cambio: aprobado, en proceso, cancelado.

            • Fecha en que se implementará el cambio.

            • Duración de la implementación del cambio.

   4. Debe establecerse procesos que verifiquen que el entregable ha sido completado, cumpliendo con lo requerido en el enunciado del alcance del proyecto.

   5. Una vez finalizado el proyecto debe elaborarse una documentación de cierre del proyecto, la cual muestre que el proyecto se completó satisfactoriamente y cumplió con las expectativas de las partes interesadas.

Las compras y contrataciones efectuadas por los organismos gubernamentales deben cumplir con la ley 340-06 sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones.

1. Para realizar una compra dentro del departamento de TIC, debe elaborarse un documento de Solicitud de Propuesta (RFP, por sus siglas en inglés) que incluya como mínimo:

   • Objetivo de la solicitud.

   •  Fecha de aprobación de la solicitud.

   •  Fecha de revisión (si aplica).

   •  Una definición de los términos utilizados en la solicitud.

   •  Alcance y los requisitos de la compra.

   •  Copia de los términos y condiciones que serán incluidos en el contrato.

   •  Anexos (si aplica).

2. Si los equipos o software son rentados por un periodo de tiempo, debe exigirse un SLA como se especifica en los Niveles de Servicio.

3. Para realizar una solitud de servicio o asesoría el departamento de TIC debe elaborarse un RFP que incluya como mínimo:

   • Una definición de los términos utilizados en la solicitud y un resumen de los requisitos administrativos.

   • Una breve descripción del servicio o asesoría.

   • El alcance del servicio o asesoría.

   • Los requisitos del servicio o asesoría.

   • Una copia de los términos y condiciones que serán incluidos en el contrato.

   • Anexos (si aplica).

4. Todo RFP elaborado por el departamento de TIC, debe estar aprobado por el departamento de compras del organismo.